Mengurangi Burn Out Dengan Ngobrol Bareng Menggunakan Metode Lean Coffee

Praktik diskusi dengan tim yang lebih aktif, fun,
dan terstruktur menggunakan teknik Lean Coffee

Let me tell you the problem first.

Di Vutura — kantor tempatku bekerja sekarang, komposisi tim UX Design nya cukup lengkap. Ada total 5 orang dengan masing-masing role: ux researcher, ux designer, ux writer, ui designer dan ada satu lagi role yang cukup unik yaitu conversation designer. 5 kan yaa aku bener. Umm. Aku sadar, my coworkers banyak yang haus akan ilmu UX. Terlihat dari ada yang sering minimal baca-baca artikel di Medium lah, di UX blog yang lain lah, di LinkedIn post, explore dribbble, atau sekedar ngobrol dengan temen-temennya yang bekerja di kantor yang lain, dll.

Nah. Dari proses mereka menggali ilmu dari berbagai sumber, akan ada banyak ide-ide menarik dongg yang didapatkan. Dan kadang, ketika ada kesempatan, mereka bisa menyampaikan ide-ide tersebut juga. Hasil galian mereka lah. Di bagian ini nih masalah nya: karena yang kuperhatikan, banyak ide-ide tersebut disampaikan di sela-sela meeting lain. Ketika sprint planning misalnya, ketika aku (as a ux researcher) sharing hasil riset misal, atau ketika ngobrol random biasa. Nyuri sedikit waktu lah di tengah-tengah pembicaraan hal lain. Sedikit waktu. Yang mengingatkanku juga bahwa bisa jadi ada banyak kesulitan, kendala, masalah yang sedang dirasakan ketika mengerjakan projek yang tidak tersampaikan — biasanya aku nih. Atau mungkin ada pertanyaan tentang suatu hal yang malah disimpen di dalam hati aja. Atau ada suatu ide menarik tadi yang malah sayangnya mengendap.

Gitu..

Alkisah

Suatu hari, ketika eza — ui designer, terbersit ide agar tim desain ada sesi semacam design review diakhir fase UI Designing, ku tiba-tiba terbersit ide:

“Gimana kalo kita (tim desain) adain alokasi satu waktu khusus nih, misal namanya UX Curhat. 1,5–2 jam di tengah-tengah sprint berjalan. Yang disana kita bisa berbagi masalah, pertanyaan, atau ide-ide menarik yang berhubungan dengan kita.”

Intinya ga kerja lah. Tapi diskusi. Ngobrol. ~tentang kerjaan juga sih

Eza meng-ok-kan. Dan kucoba sampein ke temen-temen yang lain juga di daily standup besoknya. Mereka setuju. Dan inilah ceritanya, bagaimana kami melakukan UX Curhat ala ala dengan metode Lean Coffe.

How it Works

Tools

1. Miro
   Karena eza di Bandung dan yang lainnya di Jakarta. Jadi kita menggunakan jasa dari Miro ini untuk board nya. Board online. Tools kolaborasi yang sangat “wahhh”.
2. Timer
   Kita pake timer yang nempel di hp aja sih untuk membatasi waktu tiap sesi.

Step by Step

• Sebelum:
  1. Nyiapin kanban di Miro, beserta dot-voting nya.
  Hanya nyiapin ini aja sihh: To discuss, Discussing, Discused. Dan dot-voting untuk masing-masing orang 3 dot.

kayak gini nihh kurang lebih. ga keliatan? klik gambar nya.. tihati nge zoom

• On-Session:
  1. Quick-Brief
  Karena mungkin ada beberapa temen yang masih belum tahu apa itu Lean Coffee, jadi kujelasin secara singkat gambaran umum Lean Coffe. Adalah apa? Gimana cara kerjanya? Apa manfaatnya? Kita akan ngapain aja disana?. ~Ini ngambil kurang lebih 5 menit lah.
  2. Menulis Topik
  Sesi selanjutnya nih, masing-masing orang nulis topik pake sticky-note yang udah disiapin miro tentang hal apa aja sih yang mau dibahas. Bisa masalah, pertanyaan, atau ide menarik. ~Ini ngambil waktu 10 menit kalau ga salah.
  3. Penjelasan Topik
  Lanjut ke sesi selanjutnya, karena mungkin ada orang yang nulis topiknya hanya dapat dimengerti oleh yang menulisnya sendiri. kayak tulisan dokter gitu, yang ngerti kan cuma dia. Jadi, kita alokasiiin waktu sekitar 5 menit agar masing-masing penulis menjelaskan topik yang dimaksudnya. Tujuannya? agar yang lain mengerti dan memahami juga tentang topik yang dimaksud.
  4. Voting Topik
  Habis itu, ada waktu 5 menit agar masing-masing orang memilih topik mana sihh yang paling menarik menurut mereka. Yang ingin dibahas pertama kali. Ini menggunakan dot-voting yang sudah disiapkan sebelumnya tadi. Dan tiap orang bisa memilih ketiga dot nya sekaligus pada hanya satu topik atau menempel dot votingnya pada topik-topik yang berbeda. Bebas lahh ~
  5. Mengurutkan Topik
  Setelah dot-votingnya beres. Langkah selanjutnya moderator akan mengurutkan topik dengan yang paling banyak terpilih akan disimpan di bagian paling atas. Kayak gambar dibawah nih.

contoh

• kepotong gambar. Lanjut..
  6. Diskusi
  Karena sudah ada bahan yang ingin didiskusikan, langkah selanjutnya adalah dalam waktu 10 menit setiap anggota akan membahas topik terpilih. Dimulai dari yang paling atas. Ini bisa diawali moderator dengan bilang “ada yang mau berkomentar tentang hal ini?”, “ada yang mau menanggapi?”, dll.
  Misalnya 10 menit selesai. Di akhir, ada tawaran ke setiap anggota dengan cara angkat jempol (thumbs-up, 👍) kalau diskusi dengan topik ini mau dilanjut atau turunkan jempol (thumbs-down, 👎) kalau topiknya dirasa cukup dan memilih untuk membahas topik selanjutnya.
  Kalau banyak yang ingin lanjut, maka lanjut lagi. Dengan waktu kali ini hanya 5 menit aja.
  7. Repeat langkah 6. ~sampai topiknya habis, atau waktunya habis.
  8. Kesimpulan
  Well. Beres nih. Kalau semua topiknya sudah habis atau waktu habis. Terakhir, ada sesi kesimpulan dimana setiap anggota ditanya “apa aja yang kamu dapatkan dari sesi diskusi kali ini?”, “takeawaysnya apa?”, “kesimpulan yang kamu dapatkan bagaimana?”
  Masing-masing akan menyampaikan kesimpulannya. Bisa jadi sama, tapi biasanya sih beda-beda juga. Gatau emang dapetnya beda, atau karena gengsi aja ga mau samaan aku gak tau sih. i don’t know. Suudzon detected. ~keep kesimpulannya hanya dalam waktu maksimal 10 menit lah
  9. Penutupan
  Moderator ikut menyimpulkan. Say thanks ke semua anggota. Dan mengingatkan takeaways juga hasil dari diskusi ini akan diambil langkah apa selanjutnya.
• Setelah:
  Yang kulakuin setelah UX Curhat nya beres, hanya ini aja sih, kesimpulannya ku buat note-taking lalu ku post di Grup agar stakeholder (psstt, C-level sih) juga mengetahui tentang kegiatan ini.

Hoahhh.
That’s it.
Gitu aja sihh sebenarnya mah. Gimana tulisan aku? Masih acak-acakan kan? Tidak terstruktur? Sulit dimengerti? Oh kalau begitu mungkin Anda harus baca lagi. He he he

Semoga ada sedikit poin lah yaa yang bisa disampaikan.

Terakhir, ku mau say thanks ke temen-temen UXId x MVP Community yang telah ngasih kesempatan untuk ikut event PM x UX Collaboration di 28 Nov 2019 kemarin. Sehingga aku ngerasain Lean Coffee untuk pertama kalinya. Jadi ilmu banget mayan. Dan di event itu juga, aku pertama kali ketemu mas Yoel in-person. Dia jadi speakers. Ku mau nyapa tapi malu. Big Fan mas el 🤟

Sekian dari aku. Byee..

Adit,

yang punya resolusi nulis 1 tulisan/bulan, tapi baru kecapaian di bulan ketiga. Deadline lagi.

Kos, 31 Maret 2020. 23.34